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Faire le choix de la dématérialisation en entreprise
La dématérialisation est un processus qui consiste à transformer des documents physiques en documents numériques. Elle est devenue de plus en plus importante dans les entreprises modernes car elle offre de nombreux avantages tels que la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et la protection de l’environnement.
Tout d’abord, la dématérialisation réduit les coûts de stockage et d’archivage des documents physiques. Les entreprises ont besoin d’espace de stockage pour les documents papier, ce qui peut être coûteux en termes de location d’espace, d’entretien et de sécurité. En revanche, les documents numériques peuvent être stockés sur des serveurs informatiques qui prennent moins de place et sont moins coûteux à entretenir.
De plus, la dématérialisation offre l’efficacité opérationnelle. Les documents numériques peuvent être facilement accessibles à tous les membres d’une entreprise, où qu’ils se trouvent. Les employés peuvent travailler ensemble sur des documents en temps réel, ce qui permet une collaboration plus rapide et efficace. La dématérialisation facilite la gestion de la chaine d’approvisionnement, car les documents peuvent être envoyés électroniquement aux fournisseurs et aux clients réduisant ainsi le temps nécessaire pour le traitement des commandes et gestion des factures.
En outre, la dématérialisation offre une meilleure sécurité des documents que les documents physiques qui sont vulnérables aux pertes, aux dommages et aux vols. Les documents numériques peuvent être facilement sauvegardés et protégés par des mesures de sécurité telles que des mots de passe, des protocoles de chiffrement ou encore des contrôles d’accès. Les entreprises peuvent également limiter l’accès aux documents à des personnes spécifiques, garantissant ainsi la confidentialité des informations sensibles.
Les entreprises qui choisissent la dématérialisation de leurs documents peuvent donc améliorer leur efficacité tout en protégeant leurs informations les plus sensibles.
La signature électronique comme outil de dématérialisation
La signature électronique est un outil de dématérialisation qui permet de signer des documents numériques de manière sécurisée et légale. Elle est devenue de plus en plus populaire au sein des entreprises modernes car elle garantit de nombreux avantages.
Cette solution permet de réduire les délais de traitement de document. Elle permet aux signataires de signer des documents électroniquement à distance, sans avoir à se déplacer physiquement pour le faire. Les documents peuvent être signés en quelques minutes, réduisant ainsi les délais souvent longs et les coûts liés aux déplacements.
Elle facilite les échanges commerciaux des entreprises. Celles-ci peuvent signer des contrats, des devis, des factures et d’autres documents en ligne sans avoir besoin de les imprimer et de les envoyer par courrier postal. Enfin, la signature électronique est légalement reconnue, notamment en France qui suit le règlement européen eIDAS. Ce qui permet d’assurer aux entreprises d’utiliser la signature électronique en toute sécurité grâce à sa valeur juridique.
LiveConsent pour signer vos documents en ligne
Pour les entreprises qui souhaitent intégrer à leur processus de dématérialisation la signature électronique, il est important de bien choisir son prestataire qui sont nombreux sur le marché.
LiveConsent est une plateforme française qui propose une solution de signature électronique adaptée pour tout type d’entreprise. C’est une solution qui assure une valeur légale aux document signés électroniquement et qui est conforme au règlement européen eIDAS avec le choix d’une signature électronique de type avancé.
LiveConsent offre de nombreuses fonctionnalités à ses utilisateurs afin d’assurer la sécurité des documents. Un code PIN est envoyé aux signataires par SMS ou e-mail afin de permettre une vérification d’identité plus poussée. Un coffre-fort est notamment disponible sur la plateforme afin de stocker les documents en toute sécurité avec possibilité de les conserver et de les consulter pendant 12 mois. L’option d’archivage électronique permet d’avoir la certitude que le document ne sera jamais modifié après signature, tout comme l’option de parapher ses documents qui atteste que le document a été approuvé par le bon signataire.
L’avantage premier de la plateforme LiveConsent est son utilisation qui est très simple. Pour réaliser une signature il suffit de quelques minutes et quelques clics. Les outils de dématérialisation sont de nos jours omniprésents, il est donc essentiel d’adopter les bons outils.
